物料移动类型和后勤自动科目设置
后勤应该如何实时和财务集成,原则上,应该尽量让后勤人员在物料交易时不过多涉及财务专业知识,而是让系统自动产生会计凭证,ERP各模块都自动和财务集成，下面一步步详细说说ERP实现后勤自动过帐的基本原理，其它模块的自动集成参考其他章节。
1.认识评估概念
关键词语：评估等级|评估范围|评估类|评估类别
什么是评估等级和评估范围呢？如图1(Tcode:OX14)。
一般,系统推荐的评估等级(Valuation Level)是工厂,此时评估范围(Valuation Area)=工厂。
什么是评估类(Valuation Class)和评估类别（Valuation Category）呢?如图2。
评估类是用来确定物料各种不同交易时记入哪个科目的，评估类和物料的移动类型中的科目修改一起确定会计科目，说白了，评估类是物料的科目确定标志码，评估类+科目修改得到会计科目。
想设置多少个评估类最好先看看企业的报表，比如，将劳保和办公用品物料都对应到备品备件3007，物料消耗时和一般的备品备件都对应到物料消耗-备品备件科目，结果企业需要统计劳保和办工用品，系统虽然还提供了物料组区分劳保和办公用品，也即使说物料消耗-备品备件科目+物料组依旧可区分出当期的劳保消耗和办公用品消耗，但是用户认为没有直接走科目直观，并且物料消耗-备品备件是需要考核的，所以最好还是新增劳保和办公用品两个评估类，直接对应到劳保费和办公费科目。
财务人员当然更喜欢直接从科目上直接进行报表分析.
评估类如何配置呢?
Tcode:OMSK
图3中使用Tcode:OMSK定义和分配评估类的,首先定义帐户分配参考比如0001(参考原材料)和0010(制成品参考),如图3-[1], 然后定义好评估类,将评估类归属于某个帐户分配参考,如评估类0710和0720归属帐户分配参考0001,如图3-[2], 最后将物料类型对应到帐户分配参考,如图3-[3],如物料类型ROH对应到帐户分配参考0001,这步有什么意义呢? 简单地说,就是限制特定物料类型只能选择特定,现在属于物料类型ROH的物料的评估类只能选择0710和0720，这样可杜绝原材料被某个马大哈不小心选择了产成品的评估类，这样都能整出个配置，多人性化。
那么,如何更改有交易记录的物料的Valuation Class?
步骤如下:
I.使用MMBE/MM03查看库存,把该物料的库存调为0，可新建一专门的中间物料，使用移动类型309先转移到中间物料，修改完评估类后再转回，如果物料在该工厂多个库存地有库存,注意按照库存地转出先转如中间物料。
II.Tcode:OMT4(或SE16: V_
III. MM02或MM17批更改Valuation Class .
评估类别又是什么呢？举个简单例子，同一材料有采购自用的，有工厂采购的，有来料加工的，有自制的，使用评估类别实际上是使用同一料号却从库存管理和成本核算上区分开物料的多种形态,评估类别和分割评估相关，在此不细述。
2.组合评估范围
Tcode:OMWD
前面说过，通常评估等级是评估范围,这样系统在Copy新建工厂时即产生评估范围,ERP的成本核算是基于Plant的,Plant的建立可参照企业的车间,可参照企业的产品系列，或根据两个城市的不同的办事处，比如某公司代码在甲城市设置了生产工厂，在乙城市设置了一个销售办事处，从城市甲转移到城市乙的货物如果需要增加转储运费或方便管理控制，最好不采用同工厂间的301移库而是开物料转储单，而开转储单是基于工厂的，工厂还和利润中心对应，如果需要考核利润中心，设置工厂也是必要的，有时，为了成本核算也可建立一些虚拟工厂,典型的如各种无价值工厂,比如某物料有来料加工,除了建立来料加工的分割评估，也可建立一个来料加工工厂，再如某些贸易加工企业可能每个月都需要报废一些物料，每季末再申报海关集中处理，报废的物料在生产工厂库存不再反应，此时，就可建立一个无价值的报废工厂管理报废料的数量。
有趣的是，有的ERP软件使用仓库做物料成本核算。
在图4中，将公司代码2331的7个工厂都归属到同一个评估分组。
特别地，对于大型跨国企业，由于其分布在世界各地的公司代码可能使用不同的会计科目表，可将使用同一会计科目表的公司代码的各工厂组合起来，如图5。
3．定义物料移动类型
Tcode：OMJJ|OMCJ|OMBW
关键词：移动类型|价值串|交易(事务)码|科目修改
移动类型(Movement Type)：ERP系统使用移动类型来确定各种不同的物料移动是否更新物料的库存数量和自动对应到相关的G/L 帐目的规则。
价值串(Value String)：物料移动的科目确定实际上是通过分配给移动类型的记账价值串来确定。
交易码(TE Key)：ERP系统使用交易(事务)码来确定生成过帐行的科目,每个物料交易实际上至少涉及到交易(事务)码,比如发料,至少涉及存货记帐交易码BSX,表示材料的增减,另外至少设计各种类型材料消耗科目,如果材料采用标准价格,多数情况下还涉及差异科目,这些都是通过交易码确定。
科目修改:细分科目确定，存货交易分成两大类，一是存货的进库，一是存货的出库，典型地，对于记帐交易码BSX，表示材料的进库，无论是采购入库，生产入库，盘盈入库，委外加工入库等入库动作，都只直接对应到一个存货科目，它就不再需要科目修改，对于材料的各种出库消耗交易码GBB，它需要对应到各种消耗类型，所以使用科目修改细分不同类型的消耗科目，比如发料到工单是生产成本消耗，研发发料对应到研发费用，销售发料对应到销售成本科目，报废发料对应到管理费用等等。
现在，通过图6能知道后勤自动过帐的基本原理。
I．工厂(评估范围)被分配到公司代码,科目表被分配到公司代码,可将多个工厂组合成一个评估分组码。
II．前面说过，通过物料类型限制只能使用某些评估类，物料主数据中维护好评估类。
III．物料在选择不同移动类型移动时将根据相应的价值串和交易码确定该移动类型是否进行数量和价值的更新，如果更新价值就涉及自动科目获取和自动财务记帐。
为了方便读者理解，举一个实际例子，如图7。
ERP系统预置了各种移动类型,基本上可以满足企业要求,这些移动类型也起到一个模版作
用,如果需要用户可以根据这些模版任意复制自己的移动类型。
业务背景：
企业借用来料加工成品进行销售,来料加工原料和来料加工成品都采用分割评估,只管理数
量,成本为0．假设直接使用物料转储，从来料加工产品到自有产品时，如果使用309直接
从来料加工物料转到自有物料，无论自有产品采用移动平均价还是标准价格，自有产品的成
本都将为0，影响自有产品的当期成本。
为此，Copy 562为ZL1表示来料加工转出，561为ZL2为来料加工转入，如图7。
简单叙述下Copy移动类型的注意点：
1．“短文本”页面修改移动类型文本，注意“帮助文本“页面也一定要修改一下文本。
2．“允许事务“中选择什么Tcode（ERP系统的一种快捷运行程序的代码）。
3．“字段选择“页面选择移动的字段状态，字段状态在本书有过专门介绍，物料移动类型，会计科目和记帐码都有字段状态并需要保持一致。
用户需求，自动过帐还需要核算到多个辅助项目，这不成问题，系统为移动类型设置了多个字段状态分组，通常的辅助核算无非是供应商/客户/员工什么的,图8-[2][3]显示的是附加科目设置分组（Account Assignment）的字段,你想到的没想到的”核算”字段应该都有,而且你可以方便设置那些字段为必输,隐藏和可选。
1.
“回转/后续移动类型”页面,通常Copy移动类型都需要成对出现,在此设置ZL1/ZL2的反冲移动类型为ZL2/ZL1，ERP系统提供了强大的”后悔”功能,基本上,各种交易都可反冲, ERP系统中,除非归档,原则上应该严禁删除任何凭证。 2.
“科目分组”页面,其中TE码GBB对应物料出库,设置科目修改ZL1表示决定出库的一个小类别的科目确定码，如图9。
图9显示移动类型ZL1/ZL2对应的的科目修改为ZL1，如果有材料差异则进入PRD->PRA对应的科目,这些科目将配置在自动过帐表格中。
接下来就可定义后勤自动过帐的科目分配了.
4．配置自动过帐科目
Tcode:OBYC
后勤自动科目配置包括委外加工，采购价格差异，物料分类帐差异，关税/代理/保险/商检/海关等各种采购附加费用科目的自动确定等,涉及各种后勤业务的自动科目分配,会计科目和财务专业知识又掩盖在幕后,比如各种采购附加费用,后勤采购人员只要输入关税/代理/保险/商检/海关等对应的条件类型就可,条件类型在自动科目配置中对应到科目,否则你让采购员开采购单时去选择各种科目,他天天半夜起床时都会恨死你。
图10显示的是后勤自动科目配置的全部TE码/事务,其中图10-[1][2]显示的BSX表示存货入库,根据评估类对应到存货科目,比如原材料主数据维护的评估类是3004,则入库借记BSX原料,如果是产品7020则借记BSX产成品科目,另一方科目则取WRX,就是ERP系统所谓的GR/IR科目,可以将各种评估类都对应到该GR/IR中间科目,最右边的GBB表示物料消耗出库,前面已经讲过,无论何种入库,借方BSX都一定是存货科目,出库消耗就不同,有发料到委外仓,发料报废,盘盈盘亏,发料到各种类型成本中心，生产领料,退库等等,所以消耗事务GBB才会有所谓的科目修改来进一步细分科目确定,最典型的是如图10-[3]的VBR, 生产发料(移动261)和成本中心发料(201)都对应到该科目修改,同时刚才Copy的移动类型ZL1/ZL2来料加工移动类型对应到应付帐款-来料加工(设置成一般总帐科目)。
在图10中,估价修改FR01即公司代码2331全部工厂的评估分组码,相传国内有的ERP软件直接物料凭证模板,在凭证模板设置科目,凭证模板类似移动类型+自动科目配置,我在想一个问题是 对于同一凭证模板比如生产发料,会计凭证如下
Dr:生产成本-物料消耗
Cr:原材料
现在有一个大型跨国公司,科目都是这俩破科目,但是会计编码不一样,那就比较不好玩了,凭证模板根据工厂设置科目,那还不如搞一个评估分组码,对同一凭证模板不同评估分组码设置一套科目， 将后勤自动科目配置和移动类型分开的好处是，对后勤顾问只要Copy移动类型就行，全部后勤科目配置集中起来让财务顾问去折腾。
很显然，对于任何物料移动，其中一方的TE码/事务码必定是BSX（存货科目），现在来料加工转移到自有业务如下处理，来料加工物料原料/产品转出，因为来料加工原料/产品价格为0，所以转出时只产生物料凭证，存货数量减少，没有财务凭证，同时使用移动类型ZL2转入自有原料/产品，产生物料凭证增加存货数量，同时产生如下会计凭证：
Dr：库存商品
（入库总金额为物料单价*数量）
Cr：其它应付款-来料加工。
还料时则反冲这两张物料凭证或ZL1出自有材料，ZL2进来料加工产品，这样借料对当期成本影响就甚小，为什么说甚小呢？因为假设自有产品采用标准价+ML，从来料加工转进自有产品采用标准价格非实际价格还是有稍许影响的，表格说明几种情况,为了简便,假设无消耗：
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一．不从来料加工借料 | ||||||
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期初库存 |
标准价 |
当期采购数量 |
采购价格 |
来料加工转入 |
期末数量 |
期末实际价格 |
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0 |
1200 |
1000个 |
1300 |
0个 |
1000 |
1300 |
|
二．直接309从来料加工转为自有库存 | ||||||
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0 |
1200 |
1000个 |
1300 |
1000个(无价值) |
2000 |
650 |
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备注:影响当期成本,期末实际价格= 1000 * 1300 / ( 1000 + 1000) | ||||||
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三.采用ZL1/ZL2两步法从来料加工转为自有库存 | ||||||
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0 |
1200 |
1000个 |
1300 |
1000 |
2000 |
1250 |
|
备注:可忽略的稍许影响,除非标准价格和当期实际采购价格相差过大. | ||||||
现在,回顾一下后勤自动过帐设计思路:
1.
工厂/评估范围组合为一评估分组码. 2.
物料主数据中维护评估类 3.
物料移动类型中的价值串和TE码决定科目. 4.
根据TE码(或+价值修改)+评估类分配科目.
后勤自动过帐详解
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事务 |
一般修改 |
Valuation Class和科目 |
备注Memo |
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AG1 |
N/A |
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和运输机构相关,在SAP标准的MM定价类型有的条件类型用到此Account key , |
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AG2 |
N/A | ||
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AG3 |
N/A | ||
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AKO |
N/A |
如有多plant而需要区分此差异可根据不同的val. Class(Mat. type)配置不同的价差科目 |
当物料采用标准价时从consignment 库存和普通库存互相转产生的价差(材料成本差异科目) |
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AUM |
N/A |
同上,一般企业就使用材料差异科目.(COS-Returns Cost Variance)和65310080(Return Freight – Others)科目,主要考虑是公司间转移会有运输费用等. |
工厂之间货物移动或者物料到物料之间的转换产生的价差. |
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B01 |
N/A |
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所谓的后续结算(Subsquent settlement),可这样理解在PO中定义了折扣condition(Volumn-based rebate数量折扣),在收货后获取折扣,这时可给condition配置一预提应计收入科目. |
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B02 |
N/A | ||
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B03 |
N/A | ||
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BSD |
N/A |
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库存补充记帐和BSX不同的是,似乎使用第三方采购时非采购方需要使用此事务,更详细请看SAP相关帮助 |
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BSV |
N/A |
外包引起的存货变更科目,根据不同的valuation class配置类似委外加工结转|产出科目或直接使用生产成本产出科目. |
外包PO的收货或外包后续调整对应的科目. |
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BSX |
N/A |
根据不同的valuation class配置不同的存货科目 |
大家都很熟悉就是存货过帐科目. |
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COC |
N/A |
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特别地,为巴西公司的重估消耗科目 |
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N/A |
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DIF |
N/A |
可以分借贷给不同的科目,借方可配置类似营业外支出而贷方可配置营业外收入科目. |
MIRO时在容限范围(Tcode:OMR6)内的小差异,比如GR/IR line item amount是100USD,AP是100.8(or 99.5)USD,就需要配置DIF科目. |
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EIN |
N/A |
Purchase account(EIN), purchase offsetting account (EKG), freight purchase account (FRE) |
请参考IMG :Material management-> |
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EKG | |||
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FRE | |||
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FR1- |
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各种采购附加杂费比如运输保险等科目带未清项(open item)管理,此运输费类似GR/IR要发票校验. BS科目 |
除非商品流通企业的运杂费(代摊存货费用)核算采用条件类型(现在方案不采用). |
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FRL |
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可根据外包料的valuation class设置外包费用-SFG(FG)科目. |
同样是为外包,和BSV(料产出)不同的是,这一般是外包作业(工)即相关外包费用科目,企业实际付给外包商的委外加工(服务)费用 |
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FRN |
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外包PO的突发附加费用 |
这是为外包PO所谓的突发delivery costs (incidental costs of procurement)或其它费用所设计的科目 |
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GBB |
AUA |
生产订单结算的产出差异 |
设置成和AUF一样的科目 |
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AUF |
生产成本-产出(prod. Cost-output)科目,根据Val. Class(Mat. Type)细分. |
无科目分配的生产订单收货,当工单采用backflush或分步使用MB | |
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BSA |
库存初始化科目. |
MB | |
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INV |
库存使用中造成的损益差异, |
盘赢盘亏 | |
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VAX |
销售成本科目 |
VAY和VAX的区别 | |
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VAY | |||
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VB0 |
外包PO收货时所对应的企业自备材料消耗费用,根据valuation class(Mat.type)不同设置不同科目 |
企业在外协时可能提供一些材料,在收货时会有Dr:VB0对应外协材料消耗科目 | |
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VBR |
生产费用消耗,即所谓的生产成本投入,根据Val. Class配备不同科目. |
大家最熟悉的261/262工单发货,201/202成本中心发货都是对应此科目. | |
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VKA |
SAP提供的default for sales order account assignment |
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VKP | |||
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VNG |
报废/毁损科目,可只使用一个报废费用科目,没必要一定要根据val. Class细分,视管理需求设置 |